Hoofd Chaos Beheerder / administratieve sidekick voor de CEO

►Locatie :: Het epicentrum van besluitvorming en efficiëntie 

►Jouw missie
Het leven van de CEO net zo georganiseerd krijgen als een mier.

►Jouw rol
We zoeken een administratieve sidekick om de CEO te ondersteunen én te fungeren als buffer tussen de CEO en zijn af en toe wat chaotische wereld eromheen. Jij bent de cruciale sleutel in het stroomlijnen de dagelijkse activiteiten van onze CEO. 

►Jouw taken

• Het beheren van zijn agenda: inplannen van afspraken, rekening houden met reistijden, om zijn tijd optimaal te benutten. Lees: verwacht last minutes, en roosterwijzigingen. 

• Opsporen van zoekgeraakte documenten & verhinderen dat er nog meer kwijt raken.
  Lees: Onze CEO legt belangrijke documenten zo goed weg dat hij zelf niet meer weet waar hij ze moet gaan zoeken.

• Telefoons opnemen met flair. Lees: bereid je voor op mysterieuze telefoontjes van onbekende contacten die eigenlijk helemaal niet met de CEO moeten spreken, maar wel met een van zijn collega’s. 

• Zijn mailbox structureren & opvolgen. Lees: probeer je hoofd boven water te houden tussen massa’s ongelezen / onbeantwoorde e-mails.    

• Toezicht houden op ronddwalende post-its met wilde ideeën én belangrijke informatie. 

• Voorbereiden en beoordelen van documenten, rapporten en presentaties. Lees: elk detail moet kloppen én voldoen aan de kwaliteitseisen. 

►Jouw vaardigheden

• Je bent hoofd chaos beheerder aka a multitastinking ninja!
• Je kan op een diplomatische manier nee zeggen. Lees: de CEO heeft op deze manier niet door dat je nee zei. 
• Je gaat op een professionele manier om met vertrouwelijke informatie: gevoelige bedrijfsinformatie en persoonlijke gegevens van de CEO.
• Je bent flexibel en hebt geen 9 to 5 mentaliteit.
• Je hebt uitstekende organisatorische én communicatieve vaardigheden. Lees: dit wil ook zeggen dat je expert bent in het ontcijferen van handschriften.
• Je begrijpt dat de details niet zomaar de details zijn, zij maken de presentatie, het document of het rapport.
• Je hebt bij voorkeur enige kennis van boekhouding. Lees: een creatieve geest vs “gestructureerde financiële administratie” > geen goede combinatie. 

►Wat mag je verwachten?

• Een inspirerende werkomgeving met heel wat jonge collega’s. 
• Toegang tot een onuitputtelijke voorraad post-its én koffie. 
• Unieke kans om je ontcijferskills uit te breiden.
• Je vervult een belangrijke rol binnen het bedrijf én het managementteam waarin je je verder kan ontwikkelen en groeien. 

►Solliciteren?

Ben jij klaar de chaos van onze CEO te beheersen én zijn rechterhand te worden? Zo kan jij sleutelrol vervullen in de verdere groei van Total-e. 

Mail je CV en motivatie naar jobs@total-e.com